Одним из важнейших документов библиотеки, регулирующих ее деятельность, является Положение о библиотеке (и о библиотечных структурах). В конце материала будет опубликовано примерное положение о детской библиотеке-филиале ЦБС.

Для публикации использовано пособие Т.А. Райковой «Организационно-регламентирующая документация в детской библиотеке». - М., 1999. - С. 41-50, 89-92.

Положение о библиотеке и ее структурных подразделениях

Положение – это правовой акт, устанавливающий основное содержание деятельности библиотеки, входящей в состав другого учреждения, структурных подразделений, четкое и однозначное определение их функций и взаимосвязей в процессе достижения целей.

При разработке Положений следует учитывать отличие этих документов от Уставов. Устав - это юридический документ, который регулирует отношения как внутри библиотеки, так и с внешней средой, а Положение - это документ для внутреннего пользования библиотеки или библиотечной системы.

Общие рекомендации по созданию Положений о библиотеке и библиотечных структурах

При разработке данных документов должны учитываться:
- системность документа - определенный порядок в расположении как частей документа, так и их содержания, их взаимная связь;
- соответствие содержания Положения современному на момент создания документа состоянию библиотеки или ее подразделений. Произошедшие изменения должны вноситься в Положение в соответствующем порядке;
- конкретность документа выражается в четком определении целей деятельности, прав, обязанностей и ответственности, присущих только данной библиотеке или ее подразделению. Формулировки должны быть краткими, а термины - однозначными;
- законность определяется соблюдением соответствия документа действующему законодательству.
Можно предложить следующую структуру Положения о библиотеке или структурном подразделении:

Общие положения
В этом разделе указывается точное наименование библиотеки, структурного подразделения, их место и целевое назначение. Перечисляются правовые, организационные и нормативно-технические документы, которыми руководствуются библиотека, структурные подразделения.
Формулировка назначения библиотеки, структурного подразделения включает в себя по содержанию обобщенную формулировку цели, которой они призваны достичь, и ради которой созданы.

Функции
В данном разделе Положения описывается деятельность, которая осуществляется для решения задач, поставленных перед библиотекой, структурным подразделением. Деятельность раскрывается через определенный набор выполняемых функций. Данный раздел Положения включает перечень этих функций и должен отвечать на вопрос, что библиотека или подразделение должны делать для решения стоящих перед ними задач. Для облегчения определения функций рекомендуется составить перечень операций, где каждую функцию конкретизировать перечнем производимых работ.

Задачи
В данном разделе приводится формулировка и дается структуризация задач библиотеки, подразделения, вытекающих из их целевого назначения.
Четкость формулировки задач способствует более правильному разделению труда. Формулировать задачи следует так, чтобы к ним можно было применять оценочные критерии, то есть деятельность библиотеки, подразделения должна оцениваться по выполнению его главных задач, составляющих принципиальные направления их деятельности.

Права
В этом разделе определяется перечень прав, необходимых библиотеке, подразделению для реализации функций и решения задач, стоящих перед ними. Права реализуются руководителем или его подчиненными на основе делегирования им соответствующих полномочий. Рекомендуется указать порядок разрешения спорных вопросов.

Управление
В данном разделе определяется структура библиотеки или подразделения, должностное положение руководителей, распределение их функций. В разделе следует указать, что руководитель руководит подчиненными в пределах прав, предоставленных ему данным Положением, и несет ответственность за состояние дел в библиотеке и подразделении.
В этом разделе устанавливаются права руководителя: распределять обязанности между работниками, на которых возложены обязанности заместителей, осуществлять контроль и т.д.

Ответственность
В данном разделе должна найти отражение система оценки деятельности библиотеки, подразделения с учетом результатов их работы. Организация управления должна предусматривать реализацию в действии трудового законодательства.

Взаимосвязи
Очередным разделом может быть взаимодействие с другими библиотеками, учреждениями, а для подразделения определены взаимосвязи с другими отделами библиотеки.

Порядок изменений и дополнений к Положению
По мере накопления зафиксированных изменений в работе библиотеки и подразделения осуществляется новая редакция документа.

Положение о Центральной детской библиотеке

Наряду с Уставом ЦБС, Правилами пользования библиотеками ЦБС, Положением о Центральной городской (районной) библиотеке, должен быть и такой документ, как Положение о Центральной детской библиотеке, определяющий основные цели, задачи, направления деятельности, права и обязанности Центральной детской библиотеки. При разработке данного Положения, необходимо, прежде всего, учесть все, что записано о ЦДБ в упомянутых выше документах, а также ст. 20 ФЗ «О библиотечном деле».

«Положение о библиотеке - основной регламентирующий документ, как правило, небольшой библиотеки, фиксирующий ее статус, задачи и функции, а также отражающий основные направления и содержание работы, структуру, штаты и управление, включая права и ответственность».

«Центральная библиотека –

1. Библиотека, утвержденная органом государственной власти или органом местного самоуправления как координационный и методический центр, обеспечивающий формирование, хранение и предоставление пользователям наиболее полного собрания документов, организацию взаимоиспользования библиотечных ресурсов и оказание методической помощи библиотекам в пределах обслуживаемой территории, отрасли или группы пользователей (детей, юношества, слепых и слабовидящих и т.д.). Центральные библиотеки учреждаются также министерствами и иными федеральными органами исполнительной власти.

2. Библиотека, являющаяся головным подразделением централизованной библиотечной системы, центром управления библиотеками-филиалами. Центральная библиотека обычно обеспечивает централизованное комплектование и обработку новых поступлений; справочно-библиографическое и информационное обслуживание на основе единого справочного аппарата».

По своему статусу ЦБ обязана формировать, хранить и предоставлять пользователям библиотеки универсальное собрание документов в пределах обслуживаемой территории, организовывать взаимоиспользование библиотечных ресурсов и оказывать методическую помощь библиотекам.

Преимущества каждой ЦБ перед другими библиотеками региона обеспечиваются характером ее ресурсов. Прежде всего, универсальным по содержанию фондом по профилю своей деятельности; центральным и наиболее развернутым справочно-библиографическим аппаратом, структурой, штатами. Это все позволяет ЦБ одновременно удовлетворять запросы самых различных представителей местного общества, работающих с детьми, а также настраивает ее на развитие разных направлений, в том числе и специфических или приоритетных, способствует расширению объемов деятельности на основе всестороннего исследования спроса потребителей.

При разработке Положения о ЦБ необходимо учитывать, возглавляет ли ЦДБ самостоятельную систему детских библиотек или является структурным подразделением ЦБС.

Положения о ЦБ и БФ - это не новые документы. Они предусматривались и ранее по технике работы ЦБС в нормативных документах, регламентирующих деятельность и управление ЦБС.

Положение о детской библиотеке-филиале

«Библиотека-филиал - библиотека, находящаяся в административном подчинении центральной библиотеки (ЦБ). Чаще всего этим термином обозначают структурное подразделение централизованной библиотечной системы (ЦБС), работающее под руководством центральной библиотеки».

В статье 55 ГК «Представительства и филиалы» сказано:

«Филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства (п. 2);

... филиалы не являются юридическими лицами. Они наделяются имуществом создавшего их юридического лица и действуют на основании утвержденных им положений.

 Руководители филиалов назначаются юридическим лицом и действуют на основании его доверенности;

... филиалы должны быть указаны в учредительных документах создавшего их юридического лица (п. 3)».

Обязательно в Уставе должно быть указано, что ЦБС состоит из центральных библиотек (взрослой и детской) и библиотек-филиалов. Их перечень с указанием почтовых адресов, телефонов лучше давать в приложении к Уставу, так как их количество, название, месторасположение может меняться.

Вопросы правового положения филиалов некоммерческой организации особо выделены в ФЗ «О некоммерческих организациях» (ст. 5), что позволяет, в частности, юридически однозначно трактовать их правомочность в структуре централизованных библиотечных систем. При этом филиал не является юридическим лицом, действует на основе утвержденного некоммерческой организацией положения, а его имущество учитывается одновременно как на отдельном балансе, так и на балансе основной некоммерческой организации. Она же назначает руководителей своих филиалов (п. 4 ст. 5).

Положения о структурных подразделениях библиотеки

В меняющихся условиях библиотеки вынуждены искать новые формы организационной структуры, делая ее все более гибкой, адаптивной, восприимчивой к последующим нововведениям. Любые общественные перемены отражают стремление каждой конкретной библиотеки к обретению своего собственного «лица» и, как результат, вызывают отход от типовых заданных решений.

Организационные изменения, в основе которых лежит преобразование структуры организации, становятся одним из наиболее важных условий устойчивого развития библиотеки, так как создают новые возможности для выполнения ее целей и задач. Проблема организационных изменений на протяжении всего жизненного цикла библиотеки как организации оказывается в той или иной степени достаточно актуальной.

Руководители библиотек знают, что разделение или объединение отделов, перераспределение обязанностей сотрудников, в той или иной мере сказываются на результатах деятельности не только преобразуемых подразделений, но и библиотеки в целом. Следовательно, разные организационные структуры будут обеспечивать различный уровень эффективности библиотечной деятельности.

Способность структуры обеспечивать тот или иной уровень реализации функции определяется понятием «работоспособность» структуры. Она характеризует уровень реализации функции организации. Изменяя организационную структуру, мы изменяем ее работоспособность, а, следовательно, и эффективность ее деятельности.

Положение о структурном подразделении (отделе, секторе) относится к системе организационно-распорядительной документации библиотеки и является одним из основных документов, регламентирующих деятельность структурных подразделений.

Положение о структурном подразделении составляется на основе Устава библиотеки, в котором определены цели и функции библиотеки в целом, и существующих типовых положений. Положение о секторе соответственно разрабатывается на основе Положения об отделе.

Следуя общим рекомендациям, приведенным выше, можно разрабатывать Положение о любом подразделении библиотеки (отдел, сектор), учитывая:

• правовые, организационные и нормативно-технические документы, которыми должно руководствоваться подразделение;
• обобщенную формулировку конечной цели, которой призвано достичь подразделение и ради которой оно создано;
• перечень функций, где каждую функцию конкретизировать перечнем производимых работ;
• формулирование задач, к которым можно было бы применять оценочные критерии.

Права подразделения реализуются руководителем подразделения или его подчиненными на основе делегирования им соответствующих полномочий и описываются в терминах: согласовать, контролировать, участвовать. Для описания специфических прав используются термины: привлекать, обязывать, координировать, регулировать, давать указания (по вопросам), использовать, проводить (организационные) массовые мероприятия, доводить до сведения, рекомендовать, вносить предложения, запрашивать, требовать и др. Рекомендуется указать порядок разрешения спорных вопросов, возникающих между данным и другими подразделениями.

При подготовке документов, которые регулируют деятельность библиотеки, руководителям и главным специалистам детских библиотек необходимо осознать самим и довести до каждого сотрудника, что все регламентирующие документы должны разрабатываться не для проформы. Организационные структуры – это динамичные структуры, которые можно и должно менять по велению времени, экономических и социальных изменений, поскольку на библиотеку оказывает влияние внешняя среда. Они должны помнить о проблемах организационной структуры и постоянно анализировать, собирать и оценивать информацию о происходящих явлениях, процессах, учитывать и использовать ее в выработке правильных и своевременных решений.

ПОЛОЖЕНИЕ (примерное)

о детской библиотеке – филиале централизованной библиотечной системы

Утверждаю:

___________ Директор ЦБС

1. Общие положения
1.1. Детская библиотека - специализированное информационное, культурное, образовательное учреждение, координирующий центр по обслуживанию детей и подростков, а также лиц, обращающихся к проблемам детской литературы и детского чтения в микрорайоне. Она располагает тиражированным фондом документов для детей и подростков, руководителей детским чтением.
1.2. Детская библиотека организована в ___ году, приказом (решением) № от ___ года является структурным подразделением муниципального учреждения культуры ___ централизованной библиотечной системы. Официальное полное наименование, сокращенное ДБ_____________.
1.3. Права и обязанности определяются Уставом ЦБС и настоящим Положением.
1.4. ДБ строит свою работу на основе двустороннего договора между ЦБС и ДБ, в котором определяются социальный творческий заказ, основные направления деятельности ДБ, ответственность сторон, ресурсное обеспечение, права и обязанности ДБ.
1.5. Юридический адрес ДБ__________________

2. Цели, предмет и виды деятельности ДБ
2.1. ДБ предоставляет возможность пользования фондами и услугами дошкольникам, учащимся 1-х – 9-х классов, а также физическим лицам, обращающимся к проблемам детского чтения и детской литературы. Порядок доступа к фондам и условия предоставления услуг устанавливаются Правилами пользования ЦБС, утвержденными директором ЦБС и согласованными с комитетом (отделом) культуры администрации города (района).
2.2. Основной целью деятельности является:
- формирование информационных и общекультурных
 потребностей детей, воспитание культуры чтения;
- обеспечение доступа к информации и документам;
- содействие учебному процессу, образованию и самообразованию учащихся (предоставление возможности проведения досуга, общения в группах, сформированных по интересам).
2.3. Предметом деятельности ДБ является культурно-просветительская, библиотечная, информационная работа. Основной деятельностью является сохранение, распространение и освоение культурных ценностей для детей, предоставление библиотечных и информационных услуг детям и подросткам.
2.4. Виды деятельности ДБ:
- библиотечно-библиографическое обслуживание пользователей в возрасте до ___ лет;
- информационное и справочно-библиографическое их обеспечение;
- формирование, организация, хранение, предоставление пользователям фонда документов на традиционных и нетрадиционных носителях информации;
- массовая работа, способствующая привлечению пользователей, раскрытию фонда библиотеки, рекламной деятельности;
- образовательная деятельность (___________);
- продажа ветхой, малоиспользуемой, дублетной литературы;
- оказание платных услуг (перечень дать в Приложении);
- иные виды разрешенной законодательством деятельности.

3. Содержание деятельности ДБ
3.1. Формирование фондов: комплектование, учет, раскрытие, хранение, изучение, исключение устаревших документов.
3.2. Работа с пользователями:
- изучение интересов, запросов детей и подростков и удовлетворение их с помощью собственного фонда и единого фонда ЦБС, через абонемент, чит. зал (АВД, учебный абонемент, экспресс-абонемент);
- справочно-библиографическое и информационное обслуживание пользователей;
- воспитание информационной культуры;
- создание клубов, кружков, лекториев, объединений;
- проведение массовой работы, праздников, участие в аналогичных областных мероприятиях.
3.3. Создание и ведение информационно-поискового аппарата.
3.4. Организация рекламы библиотеки.
3.5. Развитие взаимодействия и партнерских связей с организациями и учреждениями, координация деятельности по работе с детьми и подростками.
3.6. Разработка программы, стратегического плана развития ДБ, участие в реализации региональных программ.

4. Организация деятельности ДБ
4.1. ДБ осуществляет самостоятельно профессиональную деятельность и хозяйственную в пределах, установленных в Уставе ЦБС и делегированных ей, как структурному подразделению, ЦБС двусторонним договором.
4.2. ДБ строит свои отношения с ЦБ, другими учреждениями и организациями во всех сферах на основе договоров.
4.3. ДБ имеет право:
- самостоятельно определять содержание и конкретные формы своей деятельности;
- определять по согласованию с директором порядок доступа к фондам ЦБС;
- применять в соответствии с Правилами пользования виды и размеры предоставления услуг;
- давать свои предложения в Правила пользования компенсации ущерба, нанесенного пользователями библиотеки, штрафные санкции за нарушение Правил пользования, залоговую форму обслуживания;
- планировать свою деятельность исходя из потребностей пользователей;
- привлекать для осуществления своих функций па договорных началах другие организации, учреждения, предприятия;
- осуществлять хозяйственную деятельность в целях расширения предоставления услуг пользователям, совершенствования деятельности ДБ;
- - оказывать платные услуги, привлекать внебюджетные средства для совершенствования своей деятельности;
- брать в аренду: основные и оборотные средства по согласованию с руководством;
- давать предложения по структуре, штатам, формам и системе оплаты труда, видам и размерам доплат и надбавок, других выплат стимулирующего характера в пределах имеющихся средств.
4.4. ДБ обязана:
- обеспечить реализацию прав детей на доступ к информации и документам из фондов ЦБС. Бесплатно предоставлять следующие виды услуг: получение информации о наличии в библиотечных фондах конкретного документа; полную информацию о составе библиотечного фонда через систему каталогов и другие формы библиотечного информирования; консультационную помощь в поиске и выборе источников информации;
- получение во временное пользование любого документа из библиотечного фонда через читальный зал и абонемент в соответствии с Правилами пользования ЦБС;
- предоставлять пользователю другие виды услуг, в т.ч. платных, перечень которых определяется Правилами пользования;
- отчитываться перед руководством ЦБС и органами государственной статистики;
- нести ответственность за нарушение Правил хозяйствования, статистического и бухгалтерского учета и отчета.
4.5. Бюджетные ассигнования выделяются библиотеке на следующие цели:
- оплату труда работников;
- содержание помещения (коммунальные услуги, освещение, ремонт и прочие аналогичные расходы), оборудование, технику, хозяйственные товары, биотехнику, канцтовары;
- комплектование библиотечных фондов, обеспечение режима их хранения, гигиены, реставрации;
- материальное обеспечение творческой деятельности, массовой работы, социального заказа;
- иные затраты, связанные с основной деятельностью.
4.6. Обязательным документом при ежегодном планировании деятельности ДБ является смета доходов и расходов.

5. Управление ДБ
5.1. Руководство ДБ осуществляет заведующий.
5.2. Заведующий назначается и освобождается от занимаемой должности директором ЦБС по согласованию с ЦДБ.
5.3. Заведующий осуществляет текущее руководство ДБ на основании Устава ЦБС, настоящего Положения, законодательства РФ, подотчетен директору ЦБС (или зам. по работе с детьми).
5.4. Руководство структурными подразделениями осуществляют ведущие специалисты.
5.5. Права и обязанности заведующего, руководителей структурных подразделений, сотрудников определяются должностными инструкциями, Правилами внутреннего трудового распорядка. Приказами и Распоряжениями администрации.
5.6. Время и распорядок работы ДБ устанавливается приказом директора ЦБС по согласованию с зам. по работе с детьми.
5.7. Структура ДБ.