Организация мероприятий Паблик Рилейшнз

Выражение «паблик рилейшнз» в дословном переводе обозначает публичные, общественные отношения, важной задачей ПР является формирование круга друзей и доброжелателей организации среди авторитетных, известных и влиятельных предпринимателей, властных структур, политиков и т.д. Работа в области приобретения сторонников, доброжелателей, связей, стабильной поддержки должна вестись регулярно, а не только в тот момент, когда возникла необходимость в чьей-то помощи. Средством достижения этих целей является развитие коммуникаций (общественных связей) учреждения путем проведения различных PR - акций. Каждая организация в том числе и библиотека, должна стремиться к тому чтобы каждое мероприятие, проводимое ею, стало PR - событием, получило широкий общественный резонанс, а информация о нем была широко распространена через СМИ и различными другими путями.

При проведении акций в области ПР очень важно четко определить их цель и средства ее достижения.
Основными мероприятиями библиотеки в области паблик рилейшнз являются: церемонии открытия, презентации, конференции, пресс-конференции, круглые столы, приемы.

Церемония открытия – начало чего-то нового. Торжественная церемония может проводиться в связи с открытием библиотеки, ее реконструкцией, реорганизацией, созданием новых подразделений. При подготовке обязательно продумывается сценарий, привлекаются СМИ, готовятся пресс-релизы.

Эффективным это мероприятие будет в том случае, если на него будут приглашены не только представители широкой общественности, то есть потенциальные пользователи, но и, прежде всего, представители местной администрации, законодательных органов, знаменитые, известные люди города. Первое слово предоставляется самому важному лицу - мэру, главе администрации, руководителю. Он же обычно осуществляет символическое открытие (перерезает ленточку). Затем дается возможность выступить другим гостям (творческой интеллигенции, спонсорам, коллегам и т.д.). Продолжительность церемонии – 30-40 минут.

Презентация – самостоятельная акция, которая может сочетаться с любым видом приема (например - фуршет, чай).

Она носит более развлекательный характер. Это показ, представление какого-либо достижения (книги, выставки, новой услуги и т.п.) с целью привлечения новых пользователей, партнеров, формирования имиджа.

Эта форма так же предполагает заранее выработанный сценарий и выбор ведущего церемонии. Возможная схема: вступительное слово одного из руководителей учреждения, представление организаторов и отдельных гостей (представителей местной администрации и т.д.), ответы на вопросы. Показ рекламного материала (видео, печатного) и небольшое представление презентуемого продукта (в течение 3-5 мин.) - это может быть выступление писателя, поэта, художника и т.д. Постарайтесь вести презентацию в форме диалога, а не монолога. Презентация длится около 20 минут, по окончании – прием. Желательно музыкальное оформление. К презентации можно приурочить выставки-продажи, выставки детских рисунков, изделий мастеров народного творчества и т.д.

Пресс-конференция – быстрая передача информации прессе. При подготовке следует обратить внимание на заблаговременное информирование представителей СМИ, пользователей, общественности (приглашение, как правило, высылают за неделю до конференции, в нем необходимо четко указать тему и имена основных докладчиков, место, дату и время проведения). Нужно продумать подготовку помещения; вручение присутствующим (перед началом мероприятия) пресс-релизов, рекламных материалов, сувениров; экскурсию и рассказ о библиотеке.

Прием – организованное и заранее подготовленное мероприятие по случаю свершения какого-либо события, в честь приехавшей делегации или гостя. При его подготовке следует определить цель и выбрать форму приема – дневную или вечернюю.

Дневной прием: время проведения 1 час, легкое вино и закуска, повседневная форма одежды.

Вечерний прием: фуршет, коктейль, обед (обед-буфет), чай, ужин. Это более торжественное мероприятие, продолжается от 1 до 2 часов. Здесь обязательна рассадка гостей, желателен вечерний наряд. Заранее определяется состав гостей, их количество, продумывается сценарий, выбирается ведущий, рассылаются пригласительные билеты (за 3-7 дней), составляется меню, продумывается сервировка стола, рассадка гостей.

«Круглый стол» – одна из форм генерирования и публичного обсуждения каких-либо вопросов. Работа круглого стола проходит исходя из заранее выбранной и объявленной темы. Участники (от 6 до 14 человек) готовят сообщения, информацию, цифры, перед каждым выставляются таблички с именами и названием организации, которую они представляют. Выступления должны быть короткими (5-7 минут), т.к. это совещание, равный диалог участников, за этим следит ведущий и, если нужно, корректно прерывает выступающего. Время проведения - от 1 до 1,5 часа.

Конференция – средство поддержания связей, обсуждение и решение проблем в научных, политических, профессиональных сообществах. Дает возможность встреч, знакомств, делового общения.

Конференции могут быть внутренними, участниками которых являются члены коллектива и внешними, в которых участвуют представители различных учреждений. Конференции могут быть научными, практическими, научно-практическими. Они могут проводиться по любым проблемам воспитания, образования, библиотечного обслуживания и т.д.

Задолго до начала конференции готовится основной состав выступающих. Формируется программа, в которой расписан весь порядок проведения конференции с указанием дней, часов, тем выступлений и докладов. Заранее присылаются тезисы докладов для дальнейшей публикации. Время проведения от одного до трех дней. В программе конференции могут быть предусмотрены экскурсии, посещения библиотек или отдельных их подразделений, коктейль-вечер и т.п.

В целях рекламы конференции и ее организаторов необходимо сформулировать ее тему и содержание таким образом, чтобы они представляли большой интерес для широкой общественности, чтобы мероприятием заинтересовались средства массовой информации и затем опубликовали его материалы.

Для этого заранее готовят и передают журналистам пресс-релиз или медиа-кит, содержащий:
- программу конференции;
- информацию об учреждении-организаторе;
- список участников;
- тезисы наиболее важных и интересных для общественности докладов.

Это только попытка классифицировать и кратко изложить схемы проведения тех мероприятий, которые используют для продвижения своего имиджа различные организации; на которые, прежде всего, обращают внимание специалисты, занимающиеся вопросами ПР.

Конечно, библиотеки не обязаны, а зачастую просто не имеют материальной и организационной возможности провести какое-либо из перечисленных мероприятий. Но следует владеть знаниями о них и быть готовыми организовать ту или иную акцию.

Нужно учиться, чтобы достойно выглядеть, создавать своему учреждению хорошую репутацию в городе, поселке, уметь оказывать консультационную помощь, если к вам обратятся с предложением содействовать в организации и проведении подобных мероприятий.

И. Деткина, гл. библиотекарь Ивановской ОБДЮ