Уважаемые коллеги!

С вашей стороны часто поступают вопросы: кто должен составлять должностную инструкцию? Как часто она должна обновляться? Общая должностная инструкция в соответствии с конкретной квалификацией составляется директором ЦБС совместно с методистом. На основе общей должностной инструкции составляются конкретные (личные на каждого сотрудника) должностные инструкции в зависимости от присвоенного разряда и специфики работы (библиотекарь читального зала, библиотекарь абонемента и т.д.). Конкретная должностная инструкция на сотрудников детского отдела составляется при активном участии зав. детским отделом (за исключением инструкции на самого заведующего).

Должностная инструкция обновляется при смене сотрудников, а также при изменении структуры библиотеки и/или ее статуса.

Надеемся, что данная публикация поможет вам составить новые должностные инструкции в соответствии с современными требованиями.

При составлении должностной инструкции предлагаем использовать тарифно-квалификационные характеристики по должностям работников культуры РФ, опубликованные в сборнике: Библиотека и закон. – М., 1996. – С. 149-155.

Должностная инструкция

Печатается по материалу: Райкова, Г.А. «Организационно-регламентирующая документация в детской библиотеке». - М., 1999. - С. 50-56; 95-97.

Инструкция
Инструкция - акт управления, содержащий нормы и правила, регулирующие порядок и условия осуществления какой-либо деятельности, а также нормы, определяющие порядок и условия реализации нормативных актов.

Инструкция - официальное и/или нормативное производственно-практическое издание, содержащее правила по регулированию производственной и общественной деятельности или пользованию изделиями и/или услугами.

Инструкция - нормативный акт, является инструментом упорядочения динамической организации системы управления.

Инструкция как вид документа входит в различные системы документов: нормативно-правовые, технологические, научно-методические. Независимо от того, к какой из систем документов отнесена инструкция, ее цель состоит в регламентации должностных и технологических процессов, методов, приемов.

Инструкция предназначена для определения содержания конкретного процесса, установления его границ, особенностей, порядка выполнения.

Инструкция фиксирует действующий или разработанный, внедряемый технологический процесс. Одной из задач инструкции, регламентирующей процессы, является сохранение стабильности технологического процесса, создание возможностей контролировать его по принятым правилам, предотвращать стихийные, временные новшества, случайные изменения.

В библиотеках действуют должностные и технологические инструкции.

Должностная инструкция

Должностная инструкция - регламентирующий документ типового или индивидуального характера, определяющий функции, права, обязанности, должностные связи, ответственность и порядок работы сотрудника библиотеки, занимающего определенную должность.

Во всех крупных библиотеках разделение производственных и управленческих функций между сотрудниками фиксируется в должностных инструкциях. Их назначение, как правило, сводится к обеспечению необходимого разделения труда между работниками в соответствии с уровнем квалификации и степенью сложности выполняемых работ. При четко расписанных должностных обязанностях должно быть ясно, кто является ответственным за тот или иной вид деятельности - услуги или продукции. Именно с распределения ответственности должно начинаться составление инструкции.
Должностная инструкция, прежде всего - это элемент нормальной организации труда, свидетельство определенного уровня профессионализации деятельности Должностная инструкция в первую очередь нужна новому работнику, чтобы освоить круг обязанностей и прав, установить конкретнее содержание труда. Инструкция пересматривается в процессе прохождения времени, с изменением и обновлением содержания и средств труда, перераспределением обязанностей. Утвержденные экземпляры должностных инструкций должны находиться у руководителя подразделения и у сотрудника.

Особенность должностных инструкций связана еще и с влиянием организационной структуры библиотеки на процесс специализации функций и формирования профессиональных качеств у специалистов (узость функций и несоответствие содержания выполняемой работы). Разделы «обязанности - права» должны составляться в комплексе, между ними должно быть соответствие и согласование. В должностных инструкциях следовало бы предусмотреть наличие следующих разделов:

1. Общая часть (или общие положения).
2. Основные должностные задачи и обязанности. Классификация выполняемых работ по уровню их сложности.
3. Квалификационные требования к должности. Необходимые знания, умения, навыки.
4. Ответственность и права исполнителя.
5. Взаимосвязи работника и его взаимодействие (взаимозаменяемость) с сотрудниками своего и других отделов.
6. Внутридолжностная категорийная оплата труда и его стимулирование.
7. Порядок и сроки проверки исполнения должностных инструкций.

Эта структура не претендует на совершенный и законченный вид. Основная задача разработки должностных инструкций заключается в достижении ими соответствия своему назначению.

В должностной инструкции содержится:
- Название должности и время составления инструкции.
- Краткое определение сути и объема работы в одном-двух предложениях.
- Порядок подчинения: кто руководил данным работником и кем он сам руководит (если это имеет место).
- Основные обязанности. Перечисляются все и указываются наиболее важные. Можно расположить их по категориям и закончить фразой: «Выполняет другие обязанности, если потребуется».
- Минимум необходимых знаний и умений. Нужно сочетание образования и опыта Умение обращаться со специальным оборудованием (компьютер, магнитофон, видеокамера, пишущая машинка и т.д.) также должно быть упомянуто.

Утвержденная должностная инструкция является основой для аттестации работы библиотекаря.

Что еще нужно учитывать при разработке должностной инструкции? Хорошо, если библиотека выработала свои приоритеты и позицию, и выбранное направление учитывает проблемы пользователей, а должностная инструкция каждого работника подчеркивает связь его участка работы с решением именно этой задачи. Это самый основной показатель того, насколько серьезно библиотека относится к принципу ориентации на потребителя. При этом должностные инструкции не только должны указывать на ответственность работников перед пользователями библиотеки, но и играть роль критерия в оценке всей ее работы. Важно, чтобы каждый сотрудник придерживался принятого ориентира, понимал свою роль в процессе обслуживания потребителей и знал, по каким принципам оцениваются результаты работы.

Прежде всего, современная библиотека востребует от своих работников разносторонние знания, включая экономику, информатику, психологию, социологию и т.п. Специалист может самовыразиться, дать волю своим творческим способностям. Все начинается с описания функций каждого работника. «Целесообразно практиковать систематическую ротацию кадров между подразделениями библиотеки (это характерно для небольших библиотек, где практически каждый работник замещает другого на том или ином участке работы). Для крупной библиотеки становится актуальным реформирование работы кадровой службы, на основе изменений ее функций и согласования с нормативными актами, регулирующими трудовые отношения в коллективе: устава, правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений о кадровой службе, об оплате труда, об аттестации и др.

Кроме того, руководству библиотек нельзя забывать о подготовке и обучении руководящих кадров, участии в управлении продвижения по службе, оценке результатов деятельности сотрудников (работники должны получать справедливое вознаграждение и гласное признание своего труда).

Технологическая инструкция

Технологическая инструкция - графический или текстовой документ, который отдельно или/и в совокупности с другими документами определяет технологический процесс или операцию изготовления изделия.

Технологическая инструкция в библиотеке - регламентирующий документ, содержащий описание технологического библиотечного процесса, технологической библиотечной операции, целенаправленных действий в работе библиотеки, обеспечивающий выполнение функций: комплектования, обработки поступающих документов, каталогизации, выполнения читательских запросов, обслуживания читателей и т.п.

Инструкция формулирует общие правила и требования, излагает общий замысел технологического процесса при одновременном акцентировании внимания на определенных моментах, обязательных к соблюдению.

При составлении инструкции следует учитывать особенности библиотечного процесса: комплексный процесс, единичный процесс, локальный процесс, повторяющийся или нет.

Разработка технологической инструкции может быть построена следующим образом: функционально-предметные инструкции по содержанию и предметно-функциональные но построению. При функционально-предметной инструкции в качестве регламента выступает одна функция (комплектование, организация фонда, ведение карточных каталогов, обслуживание читателей в читальных залах и т.д.), или ряда предметов (партии книг, каталожные карточки и т.п.)

Умение распознавать системы документов различного целевого назначения помогает не только свободно пользоваться ими, но и иметь исходные данные для разработки и планирования нормативных документов, для совершенствования библиотечной деятельности и библиотечных технологических процессов.

Следует твердо уяснить, что первичен библиотечный технологический процесс, а не документ. К сожалению, на практике иногда разрабатывается регламент, а потом по нему строится технологический процесс в библиотеке. Целесообразно начинать с анализа, разработки предложений, ликвидации осложнений, а затем приступать к разработке документов.

Вид документа должен четко соответствовать задаче, решаемой в библиотечной технологии. В инструкциях должен быть не перечень технологических операций, а сформулированные правила и требования к ним. Следует помнить, что юридическую силу регламенту придает наличие реквизита утверждения, даты и подписи руководителя.

К сожалению, мы не можем предложить для рассмотрения ни одной технологической инструкции, которая бы соответствовала современным требованиям. То, что было выпущено когда-то ведущими библиотеками страны, - устарело, а от детских библиотек мы ничего не получали.

Процесс создания регламентирующих документов очень сложен, мало описан в профессиональной литературе, многие источники устарели и не соответствуют современным представлениям о документации в библиотеке. Суммировав то, что можно было отыскать, мы попытались выработать общие требования, которым должны отвечать регламентирующие документы детской библиотеки. Дальнейшая разработка, наполнение содержанием уже будет зависеть от самой библиотеки, от социальных и экономических условий региона.

Должностная инструкция заведующего филиалом ЦГДБ г. Н.Тагил Свердловской области

I. Общие положения.
1. Зав. филиалом назначается и освобождается от занимаемой должности директором ЦСДБ в соответствии с трудовым законодательством.
2. Зав. филиалом осуществляет текущее руководство филиалом и подотчетен директору ЦСДБ.
3. Зав. филиалом действует на основании Гражданского кодекса РФ, КЗОТ РФ, Федерального и областного законов «О библиотечном деле». Устава ЦГДБ, коллективного договора, правил внутреннего распорядка, должностных инструкций.
4. Зав. филиалом по вопросам, отнесенным к его компетенции, действует на принципах единоначалия.
5. Зав. филиалом действует от имени филиала и представляет его по вопросам, входящим в компетенцию филиала.
6. Является членом совета при директоре ЦСДБ.

II. Квалификационные требования.
1. Высшее образование и стаж работы по специальности не менее 3-х лет или средне-специальное образование и стаж работы по специальности не менее 5 лет.
2. Должен знать:
- теорию и практику библиотечного дела;
- основы экономики и управления библиотечным делом;
- отечественные и зарубежные достижения в соответствующей области знаний;
- основы трудового законодательства;
- организацию труда;
- технологию библиотечных процессов: вопросы автоматизации и механизации библиотечных процессов;
- правила по охране труда, технике безопасности, противопожарной защите.
3. Должен иметь четкое представление о социально-экономическом и культурном профиле района.

III. Должностные функции.
- Планирование.
- Организация работы по стандартизации деятельности.
- Оперативное управление.
- Контроль.
- Работа с кадрами.
- Экономический анализ.
- Учет и отчетность.
- Организация творческой деятельности труда коллектива.
- Обслуживание читателей.

IV. Должностные обязанности.
- Организует деятельность филиала.
- Создает необходимые организационные предпосылки и условия для эффективного труда сотрудников филиала
- Составляет планы и отчеты работы филиала, следит за ведением дневников учета работы филиала.
- Принимает участие в комплектовании книжного фонда и несет ответственность за его правильное формирование (работа над планами, каталогами, списание, изучение фонда).
- Ведет суммарный учет поступающей в филиал литературы.
- Отвечает за ведение СБА в филиале, пропаганду ББЗ, информационную работу среди руководителей детского чтения: учителей, библиотекарей, родителей.
- Организует привлечение детей в библиотеку, привлекая к этому сотрудников филиала (выходы в школы, детские учреждения микрорайона, реклама библиотеки в средствах массовой информации).
- Отвечает за связь филиала с детскими учреждениями района.
- Отвечает за организацию массовых мероприятий в филиале, участвует в их проведении, как в филиале, так и на занятиях повышения квалификации в системе.
- Является материально - ответственным лицом, обязан обеспечивать сохранность фондов и имущества путем рационального их учета, хранения и контроля за использованием, осуществление санитарно – гигиенических мероприятий.
- Следит за функционированием водопровода, сантехники, электротехники, по мере необходимости обращается в ЖКО, к заместителю директора по хозяйственной части.
- Проводит производственные собрания в филиале.
- Привлекает к повышению квалификации сотрудников филиала.
- Оказывает методическую помощь руководителям детского чтения.
- В случае необходимости заменяет отсутствующего работника в отделах филиала.
- Осуществляет мероприятия по эстетическому оформлению библиотеки (порядок на рабочих местах, художественное оформление, чистота, цветы, внешний вид библиотекаря).
- Изучает и анализирует работу других структурных подразделений ЦСДБ, библиотек города, страны, внедряет передовой опыт в практику своей работы.
- Обязан регулярно повышать свою квалификацию, знакомиться с профессиональной литературой и периодическими изданиями.

V. Ответственность.
- Несет личную ответственность за содержание и качество работы филиала, расстановку и использование кадров в филиале, соблюдение трудового законодательства, производственной и трудовой дисциплины, правил техники безопасности, пожарной безопасности и производственной санитарии в филиале.
- Отвечает за принятые решения.
- Отвечает за своевременную сдачу отчетов, планов.
- Создает архив библиотеки и отвечает за его хранение.

VI. Взаимоотношения. Связи по должности.
- Осуществляет связь с библиотеками ЦСДБ, с учреждениями культуры и образования в районе.
- Принимает участие в конкурсах, проводимых в ЦСДБ, вне рамок ЦСДБ.
- Осуществляет связи с общественными организациями района
- Выступает в СМИ с отчетами и рекламой о деятельности библиотеки.

VII. Права.
1. Имеет право вносить предложения по улучшению библиотечного обслуживания в районе, городе, администрации ЦСДБ.
2. Имеет право на повышение квалификации.
3. Имеет право требовать от работников филиала выполнения Должностных обязанностей.
4. Имеет право отстаивать социальные интересы коллектива перед администрацией ЦСДБ.
5. Вносит предложения директору ЦСДБ по всем видам Поощрения и порицания сотрудников.
С должностными инструкциями ознакомлен:
Дата_____________
Подпись__________